我們大多數人對會議都有愛/恨的關係。我們害怕參加，因為通常我們寧願花時間做一千件其他事情。《25 分鐘會議：一半的時間，雙倍的影響》一書的作者唐娜·傑克遜說，會議的部分問題在於我們對它們的思考不夠。
“人們並沒有意識到它們，”她說。“這已成為一種默認的操作方式。當問題出現時，第一反應是去開會。人們沒有準備好，然後他們覺得有必要邀請數千人參加。”
在許多情況下，根本不需要舉行會議，共享的信息可能是一封電子郵件。“有很多不同的方式可以分享信息，這取決於你有多聰明，”傑克遜說。“你可以使用電子郵件或 Slack 之類的工具，在那裡你可以進行民意調查、獲取意見和發送視頻剪輯。這麼多事情並不像會議中的六個人那樣佔用那麼多時間。”
然而，有時會議是必要的。當您需要一個積極的對話，包括相互交流想法時，會議是最好的。傑克遜說，有些東西你需要進入並陷入困境。
甜蜜點
雖然會議的默認時間通常是一小時，但傑克遜說，理想的時間是 25 分鐘，靈感來自 Francesco Cirillo 的番茄工作法，該方法指出 25 分鐘是人們集中註意力的最佳時間。
另一個有助於傑克遜建議時間表的原則是帕金森定律，該定律指出，工作會擴展以填補分配的時間。如果你給一個小時的會議時間，你很可能會找到可以討論的話題來填補空白。
傑克遜還表示，林格爾曼效應會影響會議時間。它由法國農業工程師 Max Ringelmann 開發，描述了個體生產力隨著群體規模的增加而下降的趨勢。
“參與的人越多，我們的工作效率就越低，”傑克遜說。“如果你要在短短 25 分鐘內快速完成任務，那麼你需要非常注意你在那裡擁有的人。”
傑克遜建議不超過七人。“一旦你得到超過七個，你就不會從他們每個人那裡得到輸入，”她說。
如何保持 25 分鐘
要明智地使用你的時間，你必須提前做好準備。傑克遜說，成功的會議需要三個 P：目的、人員和過程。
通過確定在會議結束時您將完成的工作來開始會議。例如，您是要做出決定、解決問題還是製定預算。不管它是什麼，它都需要被定義。
接下來，確保你有合適的人，並告訴他們他們需要做什麼。
傑克遜說：“會議不是讓你吃滑梯勺的地方。”“他們工作得最好的方式是當你提前給人們目標，告訴他們，’我們希望你準備好討論和解決這些問題。’或者’我們需要你提供項目的一分鐘更新’”
最後的 P 是“過程”，這意味著有一種有效的方式來召開會議。傑克遜建議不要拋出一個話題並從那裡掙扎，而是使用“掃描、聚焦、行動”。掃描前 12 分鐘，在房間里四處走動，每個人都提供一分鐘的更新。然後，會議召集人通過就他們聽到的主題提供反饋來集中信息。然後，利用最後幾分鐘提出可以解決問題的行動項目。
“清晰加上稀缺性使人變得緊迫，”傑克遜說。“如果我們清楚自己想做什麼，我們就知道我們的目的是什麼，而且我們很少有時間——25 分鐘——我們會產生一種完成事情的緊迫感。”
傑克遜說，這就像走進一個會議並說，“我在中午遇到了困難。”“每個人都說，‘好吧，那我們最好集中註意力，’”她說。“這是關於捕捉這種能量。”
三和一善 